Česky

By registering for an event with ESN Pilsen, the customer acknowledges they have read, understood and accepted the Terms and Conditions. The customer understands and accepts that no exceptions will be made in order to treat all participants equally.

ESN Pilsen

ESN Pilsen, z.s.
Bolevecká 30, 301 00 Pilsen
Czech Republic

IČ: 22761501
GSM: +420 722 446 683

ESN Pilsen is non-profit student organisation which provides services to international students such as:
  • Organisation of a group trip (arranging accommodation, city tour, restaurant reservation)
  • Culture events in Pilsen (arranging tours such as brewery tour, city tour, Pilsen Historical Underground tour, zoo visit)
  • Entertaining competitions (sport center reservation, tournaments organisation)
Services are provided by students who act as mediators who help participants arrive at the final destination where the entertainment (such as city tour) will be organised by a third party

Liability

ESN Pilsen is not responsible for illness, damage, lost items, or injuries during or after its events. If a customer causes any damage to another person ́s property or themselves, the customer is responsible for compensating the damages.

The participant is obligated to have health insurance in case of any problems.

Registration for an event

Only registered members can attend an event!

It is the responsibility of the customer to enter the correct information in the online registration system of ESN Pilsen.

The registration itself does not reserve the place on the trip - registration for event is not valid until the payment has been received! The price of the trip must be paid before the due date stated in the email. If the registered customer fails to pay the reservation fee before due date, his/her reservation is cancelled.

Customer Event Cancellation Policy

ESN Pilsen is not responsible / nor will give a refund if a customer is not present on the day of the trip, whether it is due to sudden illness, poor weather conditions, war, acts of terrorism, strikes, or any other unpreventable events.
  • Participant who cancels his / her reservation up to 8 DAYS prior to the departure date of the excursion will receive a 100% refund of the amount paid.
  • Participant who cancels his / her reservation up to 5 DAYS prior to the departure date of the excursion will receive a 70% refund of the amount paid.
  • Participant who cancels their reservation 5 days prior or less to the departure date will receive no refund under any circumstances.
All participants who already paid for the event must notify in writing or via email that they want to cancel a trip. If payment was effected by card, the service fee for online payments cannot be refunded.

Participants have the possibility of finding themselves a substitute. Participant has to send notification to the trip coordinator. The substitution is for free.

ESN Pilsen Event Cancellation Policy

If ESN Pilsen must cancel a trip for whatever reason, participants will receive a 100% refund within 5 days of the cancellation notification.

If a participant behaves indecently during the trip and in any way disturbs the other participants, they may be excluded from the trip immediately without compensation.

Event rules

  • Participant must be present at least 5 minutes before the scheduled time. If the participant is late, he / she will not be refunded, nor will be entitled to reimbursement for the additional service, such as fares or entrance fees.
  • Participants causing any damage to the third party will be liable for the cost of the repair.

Conditions in the hosting facilities

Room reservations are only valid for the days indicated in the trip information leaflet. The room must be vacated according to the rules of the hotel.

An ESN representative will distribute the rooms upon arrival. It is our wish that everybody is satisfied with their roommates and the room itself, but ESN cannot guarantee (for obvious organizational reasons) that the final arrangement will be to the satisfaction of all participants. The price is the same for all rooms, regardless of their capacity.

The hostel rules must be carefully observed. It is the participant’s duty to strictly follow these rules while in the hostel.

Participants causing any damage to the hostel premises will be liable for the cost of the repair.

Changes in Itinerary

Itinerary is subject to change at any moment of the trips if unavoidable or beyond our control. Changes may include, but are not limited to, delays in transportation due to poor weather conditions or traffic, changes in hotel by tour operator, or changes in the tour schedule.

Visas and ID Cards:

ESN Pilsen is not responsible for any problems that may occur due to an invalid or outdated passport, ID card, or visa. Any fees that incur due to these issues will be paid by the customer.

Payment for JIS and Pilsen card

  • ESN Pilsen, z.s. figures only as an intermediary for international payments for University of West Bohemia
  • Card has to be taken in 30 days after payment.
  • ESN Pilsen, z.s. is not responsible for wrong data in card application.
  • If Erasmus is canceled / card is not taken there is no refund under any circumstances.

Registrací na daný event pořádaným ESN Pilsen zákazník stvrzuje, že četl, porozumněl a přijímá následující pravidla a podmínky. Zákazník rozumí a přijímá, že všichni účastníci mají rovnocenné podmínky a nebudou dělány žádné výjimky.

ESN Pilsen

ESN Pilsen, z.s.
Bolevecká 30, 301 00 Plzeň
Česká Republika

IČ: 22761501
Tel: +420 722 446 683

ESN Pilsen je nezisková studentská organizace, která zajišťuje služby pro zahraniční studenty, jako například:
  • Organizace skupinového výletu (zařízení ubytování, prohlídky města, zarezervování míst v restauraci
  • Kulturní aktivity v Plzni (zařízení prohlídek jako například prohlídka pivovaru, prohlídka města, historického podzemí či návštěva ZOO)
  • Pořádání soutěží (zarezervování sportovního zařízení, pořádání turnajů)
Služby jsou poskytovány studenty, dobrovolníky, kteří figurují jako prostředníci, kteří pomáhají účastníkům dostat se na dané místo, kde bude daná událost (jako třeba prohlídka města) organizována třetí stranou

Odpovědnost

ESN Pilsen není zodpovědné za nemoc, poškození, ztrátu věcí či zranění během nebo po konání dané aktivity. Pokud účastník způsobí jakoukoli škodu jiné osobě (zdravotní či hmotnou), je zodpovědný za kompenzaci dané újmy.

Účastníci jsou povinni mít zdravotní pojištění pro případ jakýchkoliv problémů.

Registrace na aktivity

Pouze registrovaní členové se mohou účastnit aktivit!

Je povinností účastníka vyplnit správné informace ve svém profilu na registračním systému ESN Pilsen.

Samotná registrace nezajišťuje místo na dané aktivitě - registrace není platná dokud nebyla obdržena platba! Cena za výlet musí být zaplacena před datem splatnosti uvedeném v emailu či na stránkách. Pokud registrovaný účastník nezaplatí před datem splatnosti, jeho rezervace bude zrušena.

Práva a povinnosti účastníka

ESN Pilsen není zodpovědné a ani neposkytuje finanční náhradu v případě, kdy účastník není přítomen na dané aktivitě, ať už kvůli náhlé nemoci, špatnému počasí, válce, terorismu, stávce či dalších nepředvídatelných situací.
  • Účastník, který zruší registraci více jak 8 dní před danou aktivitou dostane zpět 100% zaplacené částky.
  • Účastník, který zruší registraci více jak 5 dní před danou aktivitou a méně jak 8 dní získá zpět 70% zaplacené částky.
  • Účastník, který zruší registraci méně jak 5 dní před danou aktivitou nemá nárok na vrácení zaplacené částky a jeho poplatek propadá.
Všichni účastníci, kteří zaplatili a chtějí zrušit svoji registraci na danou aktivitu, musí kontaktovat organizátora. V případě, že platba byla provedena kartou, manipulační poplatek nebude vrácen.

Účastníci mají možnost najít za sebe náhradu. Účastník, který tak učiní musí kontaktovat organizátora. Náhrada je zdarma.

Práva a povinnosti ESN Pilsen

Pokud ESN Pilsen musí zrušit aktivitu z jakéhokoliv důvodu, účastník získá 100% zapalcené částky během 5 dní od oznámení o zrušení.

Pokud se účastník chová nemravně během aktivity a jakýmkoliv způsobem vyrušuje ostatní účasntíky, může být okamžitě vyloučen bez nároku na kompenzaci.

Pravidla aktivit

  • Účastník musí být přítomen minimálně 5 minut před oznámeným časem. Pokud se účastník opozní, nemá nárok na vrácení peněz, ani na náhradu za případné související služby, jako například jízdné či vstupné.
  • Účastník způsobující jakékoliv škody třetí straně je zodpovědný za poskytnutí finanční kompenzace.

Podmínky v ubytovacích zařízení

Rezervace pokojů jsou platné pouze pro dny probíhající aktivity. Pokoje musí být uvolněny na základě podmínek daného ubytovacího zařízení.

Zástupce ESN rozdělí pokoje před příjezdem. Je naším zájmem, aby byl každý spokojený jak se svými spolubydlícími, tak se samotným pokojem. ESN však nemůže zaručit (z organizačních důvodů), že finální rozdělení bude uspokojovat všechny účastníky. Cena za ubytování je stejná pro všechny pokoje bez ohledu na jejich kapacitu.

Pravidla ubytovacího zařízení musí být respektovány. Je povinností účastníka striktně následovat daná pravidla během pobytu.

Účastníci způsobující jakoukoliv škodu v ubytovacím zařízení jsou zodpovědní za náklady na opravu.

Změny v programu

Program se během dané aktivity může měnit v závislosti na daných okolností. Změny mohou zahrnovat, ale nejsou omezeny na zpoždění při přepravě v důledku špatného počasí či dopravy, změny v hotelu či změny naplánovaných tras.

Víza a osobní doklady

ESN Pilsen není zodpovědné za problémy, které mohou vzniknout kvůli neplatnému pasu, občanskému průkazi či vízu. Případné poplatky a pokuty si hradí účastník.

Platba JIS a Plzeňské karty

  • ESN Pilsen, z.s. figuruje pouze jako zprostředkovatel zahraničních plateb pro ZČU
  • Karta musí být vyzvednuta 30 dní po zaplacení.
  • ESN Pilsen, z.s. není zodpovědné za chybná data v žádosti o kartu.
  • Při zrušení pobytu / nevyzvednutí karty nevzniká nárok na vrácení peněz a částka tak propadá.
FAQ Contact us: Facebook | Email